Nuevas rutinas de los departamentos de comunicación de empresa

Hasta hace poco, los departamentos de comunicación de la mayoría de grandes empresas trabajaban -y muchos aún lo hacen- con sistemas ‘tradicionales’ a la hora de generar y difundir contenidos corporativos. En el caso de la mediana y pequeña empresa, no siempre se han generado contenidos y, además, ni disponen de un departamento propio que pueda realizar esta tarea.

Sin embargo, durante la última década y principalmente en los últimos cinco años los sistemas tradicionales de los departamentos de comunicación han pasado a ser una herramienta útil pero con poco potencial respecto a las nuevas posibilidades que nos ofrece la red.

Resistirse a trabajar únicamente con notas de prensa y realizar envíos por email e incluso correo postal a las bases de datos de clientes y proveedores es sin duda un paso atrás en la generación de contenidos optimizados para su difusión y, por consiguiente, la de la imagen de la empresa, organización o institución.

Generando contenidos

El primer punto que hay que tener claro es la importancia de generar contenidos. Sin convertir las acciones de nuestra empresa en informaciones interesantes para nuestros clientes potenciales, proveedores o expertos del sector en el que trabajemos, todo se quedará dentro de la empresa, no saldrá. Por lo tanto, cero viralidad y ni un ápice de imagen de marca.

Si generar contenidos es una buena oportunidad para las grandes empresas, quizá todavía lo es más para las pequeñas, pues con pocos recursos hoy en día es posible llegar a clientes a los que nunca hubiéramos llegado con los métodos tradicionales de difusión de la información.

Escribir para la red

A la hora de crear contenidos, los periodistas del departamento de comunicación deben tener muy en cuenta para qué soporte están escribiendo. No es lo mismo escribir una nota de prensa que será convertida en un papel impreso para enviar por carta que escribirla para crear un PDF con hipertexto y que a su vez aparecerá convertido en una presentación en Slideshare en la web corporativa e incluso en las redes sociales.

Por todo ello, es interesante que cada vez más los departamentos de comunicación dispongan de conocimientos sobre Web 2.0, sobre redacción online y, por lo tanto, sobre cómo optimizar de la mejor manera los contenidos para hacer una buena difusión en la red. Aspectos esenciales como las palabras clave que queramos potenciar, las acciones y objetivos principales que la empresa quiere abrir a la sociedad o la estrategia marcada en las redes sociales influirán de forma determinante en nuestra redacción y generación de contenidos.

No estamos diciendo con esto que los periodistas de un departamento de prensa deban hacer un master en Community Manager o hacer un intensivo en Html, pero sí que hay conocimientos básicos y herramientas que es necesario conocer y dominar para una mejor difusión de la marca.

Socializar nuestras acciones

Hay que tener claro que, a menos que estemos hablando de documentos de uso interno que no deben estar en ningún otro lugar que en la empresa, toda la información que generemos es imprescindible llevarla a la red. Digamos que estamos socializando nuestras acciones como empresa.

En este sentido, la mayoría de webs corporativas acostumbran a ser un escaparate que sólo acaban viendo los propios empleados de la empresa y al que nunca llega nadie del exterior. Para ello, además de volcar los contenidos en la web, es necesario dar un paso más hacia la difusión.

Realizando una buena redacción para web, en primer lugar, lograremos posicionar mucho más los contenidos en las palabras clave que deseemos, sea el de nuestra empresa, de un producto concreto o una campaña. Hay que seguir una estrategia clara y atacar los conceptos más importantes. Sólo con eso nuestra presencia en buscadores irá mejorando poco a poco, y siempre será útil el apoyo de un profesional en este campo que nos ayude en algunas orientaciones sobre posicionamiento o reputación online, de la que hemos hablado en anteriores posts.

Además, una vez tenemos las notas de prensa o comunicados en nuestra web, es importante dar un paso más y llevarlas a las redes sociales o los agregadores de contenido siempre y cuando sean de interés. En este apartado no todas las empresas requieren la misma estrategia ni las mismas redes sociales, pero este será un punto a tratar en otro post.

Por último, las notas de prensa seguirán siendo muy útiles para el envío a nuestra base de datos, pero siempre y cuando tratemos de darles el máximo potencial al contenido, por ejemplo incluyendo vínculos a otras informaciones o generando en lugar de un PDF una Newsletter informativa que dará mucho más viralidad a los contenidos y favorecerá su posicionamiento.

En resumen, y dejando muchos puntos pendientes para ampliar más adelante, la red nos ofrece una oportunidad única para salir al exterior y conseguir que medios de comunicación, empresas, clientes, expertos y sociedad en general puedan llegar a conocernos. Esperemos que las webs corporativas estáticas y sin contenido sean pronto la excepción y no la norma. Generar buenos contenidos en red es también generar oportunidades.

Fotografía: cooldesign, cortesía de freedigitalphotos.net