Por qué procrastinamos en el trabajo y cómo podemos solucionarlo

Uno de los problemas más comunes que nos encontramos en la organización del trabajo es la procrastinación. Procrastinar es postergar tareas dificiles, poco agradables, cosas que en definitiva nos gusta menos hacer y, en lugar de desempeñar esas tareas necesarias para el buen discurrir de nuestra actividad profesional, nos perdemos en las cosas más nimias y/o agradables apurando hasta el detalle tareas que no requerían tanto tiempo. La procrastinación siempre encuentra en otras tareas entretenidas su excusa y ladrón de tiempo perfecto.

Lo preocupante del asunto es que es dificil escaparse de las garras de la procrastinación pues, para la mayoría de los mortales el trabajo requiere mucha atención del consciente, es por esto que al final acabamos estresándonos pues el consciente no puede abarcar muchas tareas al mismo tiempo. Querer hacer muchas cosas a la vez colapsa nuestra mente y nos lleva a buscar cosas más sencillas y menos estresantes, la mente tiende a quedarse con lo agradable, con aquello que le hace la vida más fácil. A pesar de esto, ni todos los caracteres ni todas las circunstancias son propicias a la procrastinación, por lo tanto, tan importante como saber que nos lleva a la procrastinación (tanto por caracter, por circunstancia o ambos) es saber cómo detectarla, corregirla e incluso prevenirla.

Nos puede asaltar la procrastinación cuando:

• Estamos tan motivados que creemos que nosotros solos podemos con todo. Lo que suele pasar es que al final no sabes por dónde empezar y te acaba superando.
• Estamos desmotivados con el trabajo o con las tareas que nos encomiendan. Aquí es mucho más fácil darse a la procrastinación, si no te motiva nada el trabajo postergarás las tareas y las harás cuando sea inevitable y mientras: ¡a procrastinar!
• Somos tan tan creativos que nuestra mente es un hervidero continuo de ideas. Al final nuestro consciente está fantaseando con ideas tan maravillosas (o al menos en nuestra mente así suenan) que claro, no hay tiempo para realizar las tareas, o bueno hacemos lo justo y necesario para cubrir el expediente, pero es que tengo tan buenas ideas…
• Estamos tan desbordados de trabajo que no sabemos por dónde empezar.
• Trabajo solo y me falta autodisciplina.
• Soy “team leader” y estoy solo pendiente del lo que hacen bien o mal nuestro equipo. Es una parte de nuestro trabajo pero no la única, además un buen team leader es un motivador no un vigilante del trabajo ajeno.

Como véis el procrastinador puede estar en los dos extremos, ser una persona con una alta motivación, tener la motivación por los suelos o haberla perdido por completo. Son energías distintas que requieren distintos tipos de actuación. La falta de motivación en el trabajo es un cáncer de dificil curación, no solo es problemático por el trabajador falto de motivación, lo es porque puede propagarse hacia trabajadores del entorno, es un problema delicado que las organizaciones no suelen tener en cuenta. Aquí la manera de atacar la procrastinación más sana es motivando al trabajador para que se sienta parte de la organización, otra más burda es planificándole cada minuto del día para que no tenga tiempo de distracciones, no es recomendable porque acabará desmotivandose por completo y finalmente abandonando la organización.

Si el caso es que tenemos una energía rebosante, alguien motivado e implicado pero que es un caballo desbocado que nos cuesta hacernos con él. Este es un tipo de perfil demasiado interesante para la organización como para dejarlo escapar simplemente porque es dificil conseguir que una mente tan volatil tenga los pies donde queremos que los tenga. Tanto para el creativo que sus ideas no le dejan concentrarse, como al que se ve capaz de todo, como el que trabaja solo y le falta disciplina, para todos estos, hay una serie de pautas que se basan en la organización del tiempo de trabajo que les pueden ayudar a alejarse del mal hábito de procrastinar y, su trabajo sea mucho más satisfactorio.

• Saber cual es nuestro “ciclo personal de energía” (Melody Mackenzie y Alec Mackenzie). Hay personas cuya energía va de más a menos, están más activas a primera hora de la mañana y su energía va decayendo, y personas cuya energía va de menos a más, a lo largo de la jornada su energía va in crecendo.A partir del conocimiento de nuestro ciclo personal de energía organizar nuestra agenda diaria en función del mismo dejando para los momentos más enérgicos las tareas más arduas y para los momentos más bajos de energía las tareas más sencillas o rutinarias.

• Señalar nuestros ladrones de tiempo:
  • Reuniones imprevistas.
  • Conversaciones que se alargan más de la cuenta.
  • Visitas imprevistas e inoportunas.
  • Mala administración de las llamadas telefónicas.

• Seguir unas claves de organización para que no nos invada la desidia y nos lleve a la procrastinación:
  • Mantener la mesa ordenada.
  • No dejar trabajos sin terminar.
  • Que no se eternicen los trabajos pendientes.
  • Saber delegar.
  • Saber decir no a tareas que pueden colapsarnos, ser conscientes de nuestros límites.
  • Ordenar por prioridad las tareas a desempeñar: importantes y urgentes, importantes o urgentes, rutinaria, trivial.
• Por último, os propongo la matriz de Peter Turla y Katheleen Hawkins del National Management Institute para hacer un control diario de las tareas realizadas donde anotar: hora,  tiempo previsto, tiempo real empleado, actividad desempeñada, y cómo ser más eficiente la próxima vez.